Cómo crear un programa de inducción de personal y vídeos de onboarding con IA

Las empresas siempre estarán enfocadas en contratar al mejor talento posible. Pero, de nada sirve conseguir al mejor talento, si no se diseña un proceso de inducción de personal adecuado. Un buen programa de inducción estará en la capacidad de familiarizar a los nuevos empleados con la empresa, sus valores y misión. Así como con las responsabilidades que tendrá en su puesto de trabajo, y otros conocimientos que necesitará para ser un miembro productivo.

Actualmente, la inteligencia artificial puede ser una herramienta excelente para la creación de un programa de inducción al empleado. A continuación, conocerás más sobre este tema.

En esta página

• ¿Qué es la inducción de personal?
  Definición de inducción de personal y distinción con el onboarding

  Tipos de inducción de personal
• ¿Por qué es clave la inducción de personal? Beneficios y métricas
  Beneficios de la inducción de personal

  KPIs y cómo medir el éxito
• Proceso de inducción de personal completo: Paso a Paso
  1. Antes de la llegada (pre-boarding)

  2. Primer día: Orientación general

  3. Formación específica y onboarding por rol

  4. Integración continua y seguimiento (30/60/90 días)
• Herramientas para una inducción de personal eficaz  
  Apps de inducción:

  Crear vídeos de inducción de personal con Vidnoz AI

  Sistemas de gestión de tareas:

  Herramientas de comunicación interna:

  Para LMS:
• Buenas prácticas y errores comunes
• Adaptaciones de inducción de personal para modalidades especiales
  Inducción remota o híbrida

  Inducción a la empresa para mandos medios y directivos

  Inducción para PYMEs vs grandes empresas
• Personalizar la inducción de personal con IA
• Preguntas frecuentes sobre la inducción de personal
  Conclusión

¿Qué es la inducción de personal?

¿Qué es la inducción de personal realmente? La inducción de personal es un proceso mediante el cual se presenta a los nuevos empleados las políticas y cultura de una empresa. De igual forma, el proceso de inducción sirve para aclimatar a estos sobre sus funciones específicas, y cuál será su posición en la organización.

Definición de inducción de personal y distinción con el onboarding

A menudo se confunden los términos de inducción con onboarding por las similitudes que comparten. Pero, no son lo mismo. Una inducción de personal es el proceso inicial estructurado para integrar a la persona en la empresa. Mientras que onboarding se refiere a un proceso mucho más amplio y continuo.

Por lo que, una inducción se podría caracterizar por ser corta y de carácter informativo. En cambio, el onboarding por ser un proceso más extenso que podría durar incluso meses.

Tipos de inducción de personal

Una vez comprendido qué es el proceso de inducción, es tiempo de aclarar que existen varios tipos de inducción. Estos son los más comunes:

• Inducción general: Para todos los nuevos empleados; presenta la organización y sus normas. Ventaja: útil para gran público. Contra: poco específica.
• Inducción por rol: El proceso de inducción de personal centrado en tareas, herramientas y responsabilidades del puesto. Muy específica, pero requiere más preparación.
• Inducción por departamento: Enfocada en procedimientos, jerarquía y dinámicas internas de una unidad concreta.
• Inducción para directivos: Programa especializado en estrategia, liderazgo y relaciones de alta dirección.
• Inducción remota: Inducción a la empresa vía reuniones y recursos virtuales; muy versátil, aunque limita la interacción presencial.

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¿Por qué es clave la inducción de personal? Beneficios y métricas

Los cursos de inducción de personal son importantes en las empresas porque incentivan la cultura corporativa y facilitan la integración del personal en sus roles dentro de las organizaciones. Aunque, no queda sólo allí, tienen muchos más beneficios.

Beneficios de la inducción de personal

¿Qué es la inducción y cuál es su importancia? Estos son algunos de los beneficios de la inducción de personal más destacables:

Retención de talento: Cuando un plan de inducción es efectivo, los nuevos empleados saben cuál es su rol en las empresas y comprenden cuáles serán las ventajas de permanecer en estas.

Aceleración del “time-to-productivity”: ¿Para qué sirve la inducción de personal? Uno de sus principales objetivos es acelerar el tiempo en el que los nuevos empleados comienzan a ser productivos. Una formación que sea completa y que muestre con claridad las responsabilidades de los empleados, los guiará con facilidad al cumplimiento de sus funciones.

Compromiso: La creación de vínculos sólidos entre el nuevo talento y la empresa, es una de las prioridades de lo que es inducción de personal. El compromiso es crucial en este proceso, y servirá para inculcar un sentimiento de lealtad con la empresa.

Cultura corporativa: Al enseñarse sobre los valores y la misión de la empresa, los nuevos empleados tendrán la oportunidad de comprender cuáles son sus raíces. Será una forma de sentirse identificados y conocer más a profundidad sobre sus objetivos.

KPIs y cómo medir el éxito

Para comprobar el éxito de un programa de inducción de personal es fundamental medir su efectividad. Lo cual podrás hacer con estos Indicadores Clave de Desempeño (KPIs):

Tiempo hasta productividad:

Mide cuánto tarda un nuevo empleado en alcanzar el nivel esperado. Métricas: evaluación de desempeño, tiempo en completar tareas clave. Compara con el promedio del departamento.

Tasa de retención a 3/6/12 meses:

Sirve para calcular el porcentaje de los nuevos empleados que permanecerán en la empresa en estos lapsos de tiempo 3/6/12 meses. Para calcularlo usa esta fórmula:

(N.º empleados que se quedaron / N.º empleados contratados) × 100

Mídelo a los 3, 6 y 12 meses tras el inicio del proceso de inducción.

NPS del empleado:

El Employee Net Promoter Score (eNPS) sirve para medir la satisfacción y lealtad de los nuevos empleados. Se les pregunta a estos qué tan probable es que recomienden trabajar a algún colega en la empresa. Se pide una puntuación del 0 al 10. Al final se hace esta fórmula:

% de promotores (puntuación de 9-10) - % de detractores (puntuación de 0-6)

Considera que las puntuaciones pasivas (7, 8) no están incluidas. Esta medición puede darse 30 o 60 días después de un curso de inducción, por ejemplo.

% cumplimiento del plan de formación:

En cambio, este sirve para medir el porcentaje de actividades de formación que han sido completadas a tiempo por los nuevos empleados. Se calcula con esta fórmula:

(Módulos completados / Módulos totales) x 100

Se recomienda realizarse por semana o al finalizar la primera semana de inducción.

Tiempo medio de resolución de dudas:

Esta sirve para evaluar la eficacia del soporte dado durante lo que es un curso de inducción. Se mide el tiempo en el que un nuevo empleado recibirá respuestas a sus preguntas. Para esto, se pueden hacer encuestas a los empleados y medirlas al final de la semana.

Proceso de inducción de personal completo: Paso a Paso

Un programa de inducción de una empresa básicamente debería incluir estos pasos:

1. Antes de la llegada (pre-boarding)

Esta fase inicia desde que el candidato acepta la oferta y finaliza en su primer día de trabajo. Se quiere entusiasmarlo y prepararlos para su llegada. Para ello se dan opciones como:

• Comunicación previa: Se pueden enviar correos con su agenda para el primer día de trabajo o información de contacto con su futuro jefe.
• Envío de bienvenida: Enviar un paquete con merchandising de la empresa en compañía de una nota personalizada, podría ser un ejemplo de esto.
• Acceso a documentación: Ofrecer acceso a manuales o documentos que le puedan enseñar más de la empresa antes de su llegada.
• Configuración del puesto: Se refiere a preparar su computadora o escritorio para recibirlo. Por ejemplo, asegurarse de que las licencias de software estén listas.

2. Primer día: Orientación general

Los nuevos empleados deben sentirse acogidos y en un ambiente agradable en su primer día de trabajo, para esto se necesita:

• Recepción: Se pueden recibir en la entrada de la oficina.
• Presentación de misión/valores: Una pequeña presentación informal sobre objetivos y la cultura de la empresa.
• Recorrido: Un breve paseo por las instalaciones para familiarizarse.
• Presentación del equipo: Presentar a los miembros de su equipo.

3. Formación específica y onboarding por rol

Aquí se profundizará sobre el rol del nuevo empleado en la empresa. Así como sobre el aprendizaje de las asignaciones de su puesto. Esto incluye:

• Planes de formación técnica: Talleres o cursos de capacitación.
• SOPs: Los procedimientos operativos estándar (SOPs) sirven para brindar documentación y formación de sus tareas diarias.
• Tutor/mentor: Se asignará a un compañero con experiencia para que pueda ayudarlo a navegar por la empresa.
• Tareas prácticas: Se asignan también proyectos pequeños para que puedan familiarizarse con el flujo del trabajo.

4. Integración continua y seguimiento (30/60/90 días)

La inducción necesita ser seguida con regularidad. Para trabajar en esto se recomienda:

• Reuniones de seguimiento: Se deberían programar reuniones regulares en los próximos 30/60/90 días. El supervisor debe discutir con el nuevo empleado sobre su progreso.
• Feedback estructurado: Solicitar a los nuevos empleados sus comentarios sobre el programa de inducción, esto de manera formal.
• Ajustes del plan: Modificar o ajustar la formación dependiendo de las evaluaciones de los empleados.
• Hitos esperados: Comunicar cuáles son los objetivos de rendimiento que se esperan cada mes a los empleados, para que estén enfocados en alcanzarlos.

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Herramientas para una inducción de personal eficaz  

Existen muchas herramientas para la creación de un programa de inducción de personal que sea exitoso. Estas son algunas de las más útiles:

Apps de inducción:

Estas aplicaciones están destinadas a optimizar la experiencia de los nuevos empleados, convirtiéndo en un proceso que sea no sólo intuitivo, sino atractivo para ellos. Algunas de las apps recomendadas son:

• Factorial: Este es un software de recursos humanos con módulos capaces de automatizar documentación y asignar tareas de equipos de RRHH.
• Hybo: Su función principal es simplificar las tareas administrativas de los nuevos empleados. Es ideal para empresas que están en la búsqueda de un enfoque integral.

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Sistemas de gestión de tareas:

Son herramientas capacitadas para asegurarse de que todos los departamentos cumplan con las tareas que han sido asignadas: Algunas de ellas son:

• Trello: Es una herramienta visual para la gestión de proyectos. En ella encontrarás listas, tableros y tarjetas. Es perfecta para quienes quieran un sistema simple y colaborativo de asignación de tareas.
• Asana: Por medio de esta herramienta se pueden gestionar tareas con sus tableros y calendarios. Tienen planes de inducción más complejos dependiendo de lo que se necesite.

Herramientas de comunicación interna:

Con estas herramientas la comunicación podrá ser más fluida y efectiva. Las herramientas de comunicación interna son vitales cuando hay equipos remotos o híbridos trabajando en conjunto. Ejemplos de estas son:

• Slack: Es una plataforma de mensajería con la que se pueden organizar canales de comunicación, y conectarse entre compañeros.
• Microsoft Teams: En esta herramienta se combinan gestión de documentos, videollamadas, chats y es ideal para esas empresas que ya usan el ecosistema de Microsoft.

Para LMS:

Las plataformas LMS servirán para centralizar el contenido de formación, permitiendo que puedan completar cursos de forma estructurada y a su propio ritmo. Algunas recomendaciones son:

• Articulate: Esta es una suite de herramientas de e-learning. Muy flexible y que sirve para crear cursos personalizados, así como evaluaciones y simulaciones.
• iSpring: Una herramienta que puede integrarse con PowerPoint y sirve para crear cursos en línea interactivos. Es perfecto para equipos pequeños o medianos que quieren convertir material ya existente al e-learning con facilidad.

Buenas prácticas y errores comunes

Para que una inducción de personal funcione, aplica buenas prácticas y evita errores frecuentes en el proceso de inducción.

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Adaptaciones de inducción de personal para modalidades especiales

Las modalidades especiales de una inducción de personal, necesitan de ciertas adaptaciones para garantizar que cumplan con sus objetivos. Estas son algunos casos a considerar:

Inducción remota o híbrida

Los trabajadores a distancia requieren de un enfoque diferente, puesto que su atención es captada de forma diferente. Se pueden usar recursos como:

• Virtual coffee: Hacer videollamadas grupales con el nuevo trabajador para romper el hielo y conocer el ambiente laboral relajadamente.
• Onboarding asíncrono: Usar plataformas para que los nuevos empleados puedan hacer tareas a su propio ritmo y según sus zonas horarias.
• Uso de microvideos: Explicar por medio de videos cortos cómo están compuestos los equipos de trabajo. Para esto, un generador de vídeos IA como Vidnoz es especialmente útil. La creación de vídeos IA con ellos, es muy sencilla.
• Herramientas colaborativas: Herramientas colaborativas como Mural o Miro son perfectas para la integración grupal.

Inducción a la empresa para mandos medios y directivos

• Enfoque estratégico: El enfoque debe estar destinado a los objetivos a largo plazo y cómo un nuevo directivo puede aportar a ello.
• Reuniones con stakeholders: Se pueden pautar reuniones individuales con personas claves de la empresa, como, por ejemplo, gerentes de otros departamentos.
• Alineamiento objetivo-empresa: Se debe asegurar que los objetivos de un nuevo directivo estén alineados con la misión y visión que ya tiene establecida la empresa.

Inducción para PYMEs vs grandes empresas

• Escalabilidad: Los programas de grandes empresas necesitan ser escalables y estandarizados. Los de las PYMEs deberían ser menos formales y personalizados.
• Recursos y priorización de elementos esenciales: Una empresa grande debería invertir en LMS y herramientas especializadas. Las empresas más pequeñas pueden usar herramientas de código abierto, las exigencias no son las mismas. Al igual que la priorización de elementos esenciales. En las pequeñas, se entiende que los recursos son limitados.

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Personalizar la inducción de personal con IA

La IA permite transformar el proceso de inducción en una experiencia personalizada: analiza datos del puesto y del nuevo empleado para recomendar rutas formativas y cursos de inducción de personal adaptados (módulos, duración y recursos). En lugar de un programa estándar, la IA genera itinerarios por rol que priorizan lo esencial y reducen tiempos muertos.

Beneficios clave: menor tiempo de incorporación, mayor compromiso y retención, y formación más eficiente. Al recomendar actividades específicas y recursos (vídeos, microlearning, quizzes), la IA acelera la inducción del personal hacia la productividad real y mejora la satisfacción del trabajador.

Plataformas y casos prácticos: Articulate e iSpring pueden integrar motores de recomendación para asignar planes únicos; Hybo puede usar IA para mapear tareas y generar calendarios de onboarding personalizados. Estas integraciones combinan los cursos de inducción de personal existentes con algoritmos que ajustan el contenido en tiempo real.

Pasos para implementar la IA en el programa de inducción al empleado:

1. Organiza el contenido: Clasifica y ordena todo el contenido perteneciente a la inducción de personal. Hazlo según los temas o el nivel de dificultad.
2. Identifica los datos de los nuevos empleados: Después tendrás que identificar cuáles son los datos relevantes de los empleados para la personalización con IA, por ejemplo, su puesto o departamento.
3. Integra a la IA: Conecta la plataforma de inducción que estés usando con la herramienta IA de tu preferencia. Esta analizará los datos y dará las recomendaciones propicias.
4. Implementa y da seguimiento: Cuando la aplicación del programa de inducción acontezca, debería seguir siendo supervisado con KPIs que servirá para medir el impacto. Por ejemplo, usa encuestas para conocer si los recursos generados por la IA dieron los resultados esperados.

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Preguntas frecuentes sobre la inducción de personal

Conclusión

Sería un gran error subestimar el poder que tiene el proceso de incorporación y formación del nuevo personal en una empresa. La inducción de personal se encarga de convertir esta etapa, en una fructífera y cómoda para todos los involucrados.

Gracias a la IA y plataformas como Vidnoz , la experiencia de la inducción de personal, es más llevadera y accesible. Entonces, ¿qué esperas para usar todas las herramientas que Vidnoz AI ofrece? ¡Hazlo ya!