Sistemas IVR: ¿Qué es? ¿cómo funciona para satisfacer tus necesidades?

Las siglas IVR, que corresponden a Respuesta de Voz Interactiva, son un sistema telefónico automatizado que combina mensajes pregrabados y tecnología de reconocimiento de voz. Permite a los llamantes acceder a información a través de un sistema de respuesta de voz y utilizar opciones de menú mediante teclados de tonos táctiles sin necesidad de hablar con un agente. 

El sistema IVR se utiliza ampliamente en el servicio al cliente por varios beneficios, como el enrutamiento eficiente de llamadas a agentes específicos u opciones de autoservicio, la reducción de costos y errores en la operación, y la adición de una capa adicional de seguridad, entre otros.

Para las empresas y organizaciones que buscan optimizar el servicio al cliente y mejorar la eficiencia, el sistema IVR es una forma segura de lograrlo. Entonces, ¿qué es exactamente IVR? ¿Cómo funciona y por qué elegirlo? En este artículo encontrarás todas las respuestas, además de un consejo adicional: un generador de voz personalizable para recordatorios pregrabados. Continúa leyendo.

En esta página

• ¿Qué es IVR y cómo funciona?
• Ventajas de tener un sistema IVR
• Generador de voz IA para mensajes de llamadas precargados
• Preguntas frecuentes sobre la respuesta de voz interactiva

¿Qué es IVR y cómo funciona?

Como se mencionó anteriormente, el IVR es una tecnología que puede interactuar de manera inteligente con los llamantes y recopilar información al ofrecer opciones a través de menús. El sistema telefónico IVR permite a los centros de llamadas dirigir las llamadas en función de las respuestas de los clientes, que suelen ser palabras habladas o selecciones mediante teclados de tonos táctiles, conectándolos con opciones de autoservicio o departamentos/agentes específicos.

La tecnología de respuesta de voz interactiva ha recorrido un largo camino, que se remonta a la década de 1930, cuando se creó la máquina Voder para analizar el idioma inglés y producir audio similar al humano. El IVR ha sido ampliamente adoptado, ya que el Sistema Bell construyó una tecnología de tonos multifrecuencia de doble tono y los teléfonos con teclados. Para la década de 2020, el sistema IVR se ha integrado con la telefonía informática, convirtiéndose en una parte vital de los recorridos de los clientes.

Entonces, ¿cómo funciona el IVR? Técnicamente, el sistema IVR constan de 3 componentes esenciales:

1. Una red TCP/IP para conexión a internet e intranet.
2. Bases de datos que abarcan todos los datos relevantes.
3. Un servidor web que aloja el software IVR escrito en VoiceXML.

Con estos 3 componentes, el IVR permite a los usuarios acceder a información mediante teclados de tonos táctiles, proporcionar indicaciones verbales específicas a los llamantes según la consulta e incluso utilizar el reconocimiento de voz para ofrecer un servicio al cliente con IA.

Ventajas de tener un sistema IVR

El sistema IVR demuestra ser capaz de mejorar exitosamente la experiencia del cliente. Entonces, ¿qué beneficios pueden disfrutar las empresas, organizaciones y marcas? Echa un vistazo a continuación.

Reducción de costos, mayor eficiencia. El sistema IVR puede reducir eficazmente el costo operativo de un centro de llamadas. Ahorra considerablemente el costo laboral total al tiempo que aumenta la eficiencia y la productividad.

Mejora de la seguridad para información privada. El sistema IVR puede proteger información sensible y privada. Sin filtración de información. Sin violación de la privacidad.

Servicio al cliente 24/7. El sistema IVR te permite extender las horas de trabajo, como en las noches, días festivos, etc., brindando servicio al cliente con IA las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siempre que tus clientes lo necesiten.

Clasificación de llamadas entrantes. La respuesta de voz interactiva puede manejar y agilizar volúmenes altos de llamadas, clasificando las llamadas entrantes y aliviando la carga de trabajo de los agentes.

Acceso a datos y análisis. Los sistemas IVR tienen todos los registros de llamadas, por lo que puedes utilizar los datos valiosos para informes de rendimiento y análisis.

Con los beneficios presentados anteriormente, el IVR es definitivamente la mejor solución que puede adoptarse ampliamente. Aquí están los principales casos de uso:

Marketing y Ventas

El sistema IVR puede ser una excelente herramienta de marketing con IA. Los especialistas en marketing pueden utilizar encuestas telefónicas IVR, encuestas y promociones para llegar y conocer más sobre los clientes.

Instituciones Educativas

Las instituciones educativas a menudo utilizan soluciones IVR para mantener a los padres actualizados sobre el desempeño y la asistencia de sus hijos en la escuela.

Cine

Los cines adoptan extensamente sistema IVR para manejar las consultas de los clientes sobre horarios de películas, disponibilidad de boletos, etc., para una mayor eficiencia.

Registros Médicos

El sistema IVR es también herramientas brillantes para gestionar registros médicos, incluida la programación de citas y pruebas de laboratorio, resultados de pruebas de laboratorio, seguimiento después del alta, etc.

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Generador de voz IA para mensajes de llamadas precargados

Probablemente ya tengas un conocimiento sólido sobre qué es IVR. Mientras que el sistema IVR ofrece múltiples beneficios, las empresas pueden mejorar aún más la experiencia del cliente al proporcionar grabaciones IVR personalizadas, como los mensajes de llamadas pregrabados. En la actualidad, muchos generadores de voz IA pueden ayudarte con esta tarea, pero Vidnoz Texto a Voz es la herramienta más poderosa que resulta útil.

Desarrollada por Vidnoz, la herramienta de Texto a Voz es un servicio en línea impulsado por IA que puede ayudarte a convertir texto extenso en un discurso animado en cuestión de momentos. Aquí están las características clave que la convierten en el mejor compañero del sistema IVR.

• 100% Gratis: Vidnoz Texto a Voz es completamente gratuito. Solo ingresa el texto y puedes convertirlo en un discurso de sonido natural generado por IA con un solo clic.
• Múltiples Opciones de Idioma: Con 8 idiomas principales, incluidos el inglés y el español, con voces masculinas/femeninas disponibles. Vidnoz Texto a Voz es la mejor herramienta de marketing de video para comunicarse con clientes globales.
• Descarga de Audio Gratuita: No es necesario suscribirse a nada. Solo regístrate con tu dirección de correo electrónico y podrás descargar tu audio de forma gratuita.
• Conversión de Texto Ilimitada: Vidnoz te permite convertir texto sin límites. Puedes convertir un máximo de 5,000 caracteres cada vez, una y otra vez.

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Vidnoz Texto a Voz es el socio número 1 de IA para sistema IVR. Aquí tienes cómo usarlo en simples pasos.

Paso 1. Ve a Vidnoz Texto a Voz. Regístrate con una dirección de correo electrónico (Gmail, Microsoft, Linkedin).

Paso 2. Ingresa o pega el texto que deseas convertir para tu sistema IVR.

Paso 3. Ajusta el idioma, la velocidad y la voz según tus necesidades.

Paso 4. Haz clic en el botón de Reproducir para generar el discurso y luego podrás descargar el audio por correo electrónico.

Preguntas frecuentes sobre la respuesta de voz interactiva

El sistema IVR es realmente la mejor práctica que se puede utilizar en diversas industrias. ¿Quieres aprender más sobre IVR? Echa un vistazo a las preguntas frecuentes.

1. ¿El IVR es inteligencia artificial?

• Sí. La mayoría de los sistemas IVR se desarrollan con inteligencia artificial, como el procesamiento de lenguaje natural, para comprender las solicitudes de los clientes con precisión.

2. ¿Cuáles son los dos tipos de IVR?

• Los dos tipos básicos de sistemas IVR son el IVR entrante y el IVR saliente. Mientras que el IVR entrante maneja llamadas entrantes, el saliente realiza llamadas de manera automatizada.

3. ¿Cuáles son los pros y los contras de usar IVR?

• Aquí tienes los pros y los contras del IVR.

4. ¿Cuál es la diferencia entre el IVR y los contestadores automáticos?

• La mayor diferencia es que el IVR es un sistema automatizado que adopta inteligencia artificial para el enrutamiento de llamadas. Sin embargo, los contestadores automáticos no tienen sistema y no son inteligentes en absoluto; simplemente proporcionan mensajes grabados para responder llamadas.

Conclusión

Desarrollados con tecnología innovadora, el sistema IVR es lo suficientemente inteligente como para que la IA interactúe perfectamente con los seres humanos, lo que aporta grandes beneficios a las empresas. 

Aquí, Vidnoz es el mejor compañero del IVR, ya que puede ayudarte a hacer grabaciones IVR con su herramienta de Texto a Voz. Con múltiples opciones de idioma, voz y velocidad, Vidnoz Texto a Voz puede ayudarte a crear mensajes de llamadas pregrabados personalizados para adaptarse a todo tipo de audiencias. Lo más importante es que es gratuito, rápido y fácil de usar. ¡Compruébalo por ti mismo!